Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales / Privacy Policy
En cumplimiento de la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones concordantes, HOTEL AVENIDA 3 REAL, operado por HOTELES FMG S.A.S., identificada con NIT 901891057, informa a clientes, huéspedes, usuarios y demás titulares de información sobre la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
Esta política aplica al sitio web oficial, a nuestros canales digitales de atención y a la aplicación interna Hotel Avenida 3 Real CRM, utilizada para gestionar comunicaciones, solicitudes de información, clientes, reservas y servicios hoteleros.
1. Responsable del tratamiento
HOTEL AVENIDA 3 REAL
Operado por: HOTELES FMG S.A.S.
NIT: 901891057
Dirección: Avenida 3 Norte #32-49, Prados del Norte, Cali, Colombia
Correo electrónico: hotelavenida3real@gmail.com
Sitio web oficial: https://hotelavenida3real.com/
2. Alcance de la política
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través del sitio web oficial de Hotel Avenida 3 Real, nuestros canales digitales de comunicación y atención, los servicios de reserva y la aplicación interna Hotel Avenida 3 Real CRM.
Dependiendo del medio utilizado voluntariamente por el usuario, estos canales pueden incluir correo electrónico, teléfono, formularios web, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok y otros servicios digitales utilizados por el hotel.
3. Datos que podemos recopilar
Dependiendo de la relación del titular con el hotel, del servicio solicitado y del canal utilizado, podremos recolectar y tratar únicamente la información necesaria para las finalidades correspondientes, incluyendo:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
- Número de teléfono.
- Correo electrónico.
- Información necesaria para solicitudes de reserva, reservas y estadías.
- Información de empresas o personas jurídicas, cuando corresponda.
- Información necesaria para procesos administrativos, contables y de facturación.
- Solicitudes, consultas y contenido de las comunicaciones que el usuario envíe voluntariamente al hotel.
- Información técnica necesaria para el funcionamiento y seguridad del sitio web y de nuestros servicios digitales.
- Identificadores técnicos, de usuario, canal o conversación necesarios para operar integraciones autorizadas con plataformas de comunicación.
- Información pública o básica que una plataforma proporcione legítimamente a través de sus APIs y de los permisos autorizados.
- Información relacionada con la interacción del usuario con nuestro sitio web, publicidad o servicios digitales, cuando corresponda y de acuerdo con las tecnologías utilizadas y las preferencias de consentimiento aplicables.
No todos los datos mencionados anteriormente son recopilados en todos los casos. El tratamiento dependerá del servicio solicitado, el canal utilizado y la información necesaria para atender la solicitud del titular.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser utilizados, según corresponda, para:
- Gestionar solicitudes de reserva, reservas, modificaciones y cancelaciones.
- Prestar los servicios hoteleros contratados.
- Atender solicitudes, consultas y requerimientos de clientes y usuarios.
- Proporcionar información sobre habitaciones, tarifas, disponibilidad, ubicación, servicios y demás información del hotel.
- Gestionar comunicaciones antes, durante y después de una estadía.
- Realizar procesos administrativos, contables, tributarios y de facturación.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos.
- Mejorar nuestros servicios, sitio web y canales de atención.
- Realizar análisis estadísticos y mediciones de funcionamiento y rendimiento.
- Realizar actividades comerciales, publicitarias o promocionales cuando exista autorización, consentimiento o una base jurídica aplicable.
- Medir la efectividad de campañas publicitarias y conversiones cuando corresponda.
- Prevenir usos indebidos, fraude, accesos no autorizados y proteger la seguridad de nuestros sistemas.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
5. Sitio web, CRM e integraciones tecnológicas
HOTEL AVENIDA 3 REAL utiliza herramientas tecnológicas propias y de terceros para operar sus servicios digitales. Dependiendo del servicio y de las configuraciones habilitadas, podemos utilizar, entre otros:
- Hotel Avenida 3 Real CRM, sistema interno utilizado por personal autorizado para gestionar clientes, comunicaciones, solicitudes y procesos relacionados con reservas y atención al cliente.
- WhatsApp Business Platform/API, para recibir y responder comunicaciones iniciadas o autorizadas por los usuarios y gestionar atención relacionada con los servicios del hotel.
- Meta, Facebook e Instagram, para administrar comunicaciones, interacciones con usuarios, campañas publicitarias, audiencias y medición de resultados, cuando dichas funciones se encuentren habilitadas y sean aplicables.
- TikTok Business Messaging API y Webhooks, para integrar la cuenta empresarial oficial de Hotel Avenida 3 Real con nuestro CRM interno y permitir que personal autorizado reciba, visualice, gestione y responda mensajes directos enviados por los usuarios al hotel.
- Servicios de Google, que pueden incluir herramientas de analítica, administración de etiquetas, publicidad y medición de conversiones, para comprender el funcionamiento del sitio web, medir resultados y mejorar nuestros servicios y campañas, cuando corresponda.
- Proveedores tecnológicos necesarios para alojamiento web, correo electrónico, sistemas de reservas, procesamiento de comunicaciones, seguridad y demás servicios necesarios para la operación digital del hotel.
Cada integración tendrá acceso únicamente a los datos y permisos necesarios para las funciones habilitadas y de acuerdo con las condiciones aplicables de cada servicio.
6. Tratamiento de datos provenientes de TikTok
Cuando un usuario se comunica voluntariamente con Hotel Avenida 3 Real mediante TikTok, podremos procesar, a través de TikTok Business Messaging API y Webhooks y de los permisos autorizados por TikTok, la información estrictamente necesaria para gestionar la conversación.
Esta información puede incluir identificadores de usuario o conversación, información pública o básica disponible mediante la plataforma y el contenido de los mensajes que el usuario intercambie con la cuenta empresarial oficial del hotel.
La información obtenida mediante TikTok Business Messaging será utilizada para atender consultas, proporcionar información sobre habitaciones, tarifas, disponibilidad y servicios, y brindar asistencia relacionada con solicitudes de reserva y atención al cliente.
La integración de TikTok es utilizada exclusivamente para las operaciones propias de Hotel Avenida 3 Real / HOTELES FMG S.A.S. y no se ofrece como un servicio de gestión de datos o mensajería para terceros.
Hotel Avenida 3 Real CRM solicitará y procesará únicamente los permisos y datos de TikTok necesarios para las funcionalidades efectivamente utilizadas. Los datos obtenidos mediante TikTok Business Messaging API no serán vendidos ni utilizados para finalidades incompatibles con las descritas en esta política.
El acceso a las conversaciones provenientes de TikTok estará restringido al personal autorizado del hotel y, cuando sea estrictamente necesario, a proveedores tecnológicos que intervengan en la operación o mantenimiento de los servicios, sujetos a las obligaciones aplicables de privacidad y seguridad.
7. Tratamiento de datos provenientes de Meta, Facebook e Instagram
Cuando un usuario interactúa voluntariamente con las cuentas oficiales de Hotel Avenida 3 Real en Facebook o Instagram, podremos tratar la información necesaria para recibir, gestionar y responder sus comunicaciones, de acuerdo con las funcionalidades y permisos proporcionados por Meta.
Cuando se utilicen herramientas publicitarias o de medición de Meta, podrán procesarse eventos o información técnica relacionada con las interacciones con nuestro sitio web o campañas, de acuerdo con las configuraciones habilitadas, las políticas de la plataforma y las preferencias de consentimiento aplicables.
La información obtenida a través de estos canales será utilizada únicamente para las finalidades legítimas descritas en esta política y de acuerdo con el servicio utilizado.
8. Servicios de Google y medición digital
El sitio web puede utilizar servicios de Google para análisis, medición, administración de etiquetas y publicidad, incluyendo, según las configuraciones habilitadas, Google Analytics, Google Tag Manager y Google Ads.
Estas herramientas pueden procesar información técnica y eventos relacionados con la utilización del sitio web y las interacciones con nuestras campañas, con la finalidad de analizar el rendimiento, medir conversiones, mejorar nuestros servicios y evaluar la efectividad de nuestras actividades publicitarias.
El uso de estas tecnologías estará sujeto a las configuraciones implementadas, las preferencias de consentimiento aplicables y las condiciones de privacidad de los respectivos proveedores.
9. Automatización e inteligencia artificial
Hotel Avenida 3 Real podrá utilizar herramientas de automatización y asistencia mediante inteligencia artificial en determinados procesos internos o canales habilitados para apoyar la clasificación de solicitudes, generación de respuestas sugeridas y atención al cliente.
El uso de estas herramientas dependerá del canal y de las funciones efectivamente habilitadas. La inclusión de una plataforma en esta política no significa que sus conversaciones sean procesadas automáticamente mediante inteligencia artificial.
10. Cookies y tecnologías similares
Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares propias y de terceros para permitir su funcionamiento, mantener la seguridad, recordar determinadas preferencias, analizar el tráfico y, cuando corresponda, medir campañas publicitarias.
Cuando la legislación aplicable lo requiera, se solicitará el consentimiento correspondiente para las categorías de cookies o tecnologías que lo necesiten. El usuario también puede administrar determinadas cookies mediante las opciones disponibles en su navegador.
11. Principio de minimización de datos
HOTEL AVENIDA 3 REAL procura recolectar, consultar y tratar únicamente los datos personales razonablemente necesarios para cumplir las finalidades informadas en esta política.
En las integraciones mediante APIs, se procurará solicitar únicamente los permisos y accesos necesarios para las funcionalidades que se encuentren efectivamente habilitadas.
12. Compartición, transmisión y proveedores
HOTEL AVENIDA 3 REAL no vende los datos personales de sus clientes o usuarios.
La información podrá ser transmitida o tratada por proveedores tecnológicos y plataformas digitales cuando sea necesario para prestar los servicios solicitados, gestionar reservas, procesar comunicaciones, operar el sitio web y el CRM, realizar mediciones autorizadas, mantener la seguridad de los sistemas o cumplir obligaciones legales.
Los proveedores recibirán únicamente la información necesaria para las funciones que realicen y estarán sujetos a las obligaciones legales y contractuales que resulten aplicables.
13. Transferencia y procesamiento internacional de información
Algunos proveedores tecnológicos utilizados por HOTEL AVENIDA 3 REAL pueden utilizar infraestructura o procesar información desde ubicaciones fuera de Colombia.
Cuando exista transferencia o transmisión internacional de datos personales, esta se realizará de conformidad con la legislación aplicable y teniendo en cuenta las condiciones de privacidad y seguridad correspondientes al servicio utilizado.
14. Derechos de los titulares
De conformidad con la legislación aplicable, los titulares podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer y acceder a sus datos personales.
- Solicitar la actualización o rectificación de información inexacta o incompleta.
- Solicitar información sobre el uso dado a sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
- Presentar consultas, peticiones o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.
- Revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos previstos por la legislación aplicable.
Estos derechos también podrán ejercerse respecto de información que haya sido obtenida a través de nuestros canales digitales e integraciones, incluyendo TikTok, Meta, Facebook, Instagram o WhatsApp, cuando dicha información se encuentre bajo el control de HOTEL AVENIDA 3 REAL y resulte legal y técnicamente procedente.
15. Solicitudes de acceso, corrección y eliminación de datos
Los titulares podrán presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales mediante el correo electrónico: hotelavenida3real@gmail.com.
La solicitud deberá proporcionar información suficiente para identificar al titular, determinar los datos a los que se refiere y comprender claramente la petición. HOTEL AVENIDA 3 REAL podrá solicitar información adicional cuando resulte razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos contra accesos o eliminaciones no autorizadas.
Las solicitudes serán atendidas conforme a los procedimientos y plazos establecidos por la legislación aplicable.
16. Revocación de autorizaciones de plataformas e integraciones
Cuando una cuenta, usuario o plataforma deje de autorizar una integración que permita a HOTEL AVENIDA 3 REAL acceder a determinada información, se interrumpirá el acceso correspondiente conforme a las funcionalidades proporcionadas por dicha plataforma.
Los datos obtenidos mediante dicha autorización serán eliminados o dejarán de conservarse cuando ya no sean necesarios para las finalidades que justificaron su tratamiento, salvo cuando exista una obligación legal, contractual, contable, de seguridad o de defensa de derechos que requiera su conservación.
17. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y las obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o de seguridad aplicables.
Los datos obtenidos mediante plataformas de mensajería, incluyendo TikTok Business Messaging, no serán conservados indefinidamente únicamente por haber sido recibidos a través de dichas plataformas.
Cuando los datos de una conversación sean necesarios para gestionar una reserva, prestación de un servicio, facturación, atender una reclamación o cumplir una obligación legal, podrán conservarse durante el período aplicable a dicha finalidad.
Cuando un usuario o una cuenta empresarial deje de autorizar el acceso a información proveniente de una plataforma, los datos obtenidos mediante esa autorización serán eliminados oportunamente cuando ya no exista una finalidad legítima o una obligación legal que requiera conservarlos.
18. Seguridad de la información
HOTEL AVENIDA 3 REAL y HOTELES FMG S.A.S. adoptan medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o acceso no autorizado.
El acceso al CRM, a las integraciones y a la información de clientes se limita al personal y proveedores autorizados que necesiten dicho acceso para desempeñar sus funciones.
Las medidas de seguridad serán revisadas y ajustadas de acuerdo con la naturaleza de la información, los riesgos identificados y la evolución de nuestros sistemas y servicios.
19. Responsabilidad sobre servicios de terceros
Las plataformas y servicios tecnológicos de terceros utilizados por el hotel también pueden realizar sus propios tratamientos de información de acuerdo con sus respectivas políticas de privacidad y términos de servicio.
Esta política describe el tratamiento realizado bajo responsabilidad de HOTEL AVENIDA 3 REAL / HOTELES FMG S.A.S. y no sustituye las políticas de privacidad aplicables a servicios independientes prestados directamente por terceros.
20. Vigencia y actualizaciones
La presente política rige a partir de su publicación. Podrá ser actualizada como consecuencia de cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.
La versión vigente estará disponible públicamente en el sitio web oficial de Hotel Avenida 3 Real.
21. Acceso a esta política
Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible públicamente en: